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優秀青年突擊隊|合同標準化管理:奮斗有我,為“核”前行!

上傳時間:2020-05-19   點擊次數:2320次

    在中核控制活躍著這樣一支隊伍,他們不是公司主要生產力量,他們也不懂儀控科研創新,但他們一直在每一位技術工程師的身旁,和大家一起努力,以合同標準化管理,為公司的核心業務保駕護航。他們就是公司2019年度“優秀青年突擊隊”的獲得者——合同標準化管理青年突擊隊。

規范合同管理體系,降低采購風險 

    日常工作中,突擊隊合同管理工程師注重收集合同管理程序和標準合同模板使用情況,2019年結合經驗反饋意見,對采購合同管理程序進行升版并新發布6份標準合同模板、升版6份合同模板,所有合同模板都經過了突擊隊法務人員和外聘律所的審核,保證了合同的嚴謹性和規范性。通過簽訂合法、合規的合同,增強企業風險防控能力,降低締約成本,提高審查效率。

解決突出問題,創新合同管理模式

    公司成立至今,合同類文件均以紙質存檔,未形成系統性電子存檔。以往項目或內外部審計需要調取采購合同信息時,合同管理人員往往是“翻箱倒柜”,一份一份的抽取,耗時耗力。在合同反復抽調的過程中,文件本身的準確性和完整性均有可能受到影響。

    面對這一“老大難”問題,突擊隊研究建立了電子存檔網盤和備份機制,制定電子存檔要求,每周跟進存檔進度,9月底將2013-2018年近14000份采購合同及過程文件全部掃描形成電子文件。2019年10月集團巡視期間,公司提交的采購合同類被查文件全部為電子文件,既保證了原始合同文件的完整性,又快速的響應了巡視組的要求,大大提高了審查效率和辦公效率。

    可以說,合同電子存檔機制是合同管理工作中一次里程碑式的創新。

合同歸檔移交,歷史存檔大“清洗”

    突擊隊任務最重、耗時最長的一項工作就是對歷年采購合同及過程文件存檔情況進行梳理,核對臺賬、紙質、電子合同信息,確保合同臺賬、紙質檔、電子檔“三帳”一致。此次共歸檔移交13357份采購合同,形成18份交接清單。

    此次歸檔梳理,進一步提高了合同存檔的完整性和準確性,保證了合同檔案的質量,為保障公司的合法權益做好了記錄,為公司管理創新、技術進步留存了豐富、有價值的資料。同時,也涌現了一些青年業務骨干,例如任光娜同志,在歸檔工作中發揮了先鋒帶頭作用。

勇于擔當,做好“回頭看”工作

    突擊隊認真貫徹落實公司黨委要求,做好“回頭看”工作,勇挑重任,牽頭梳理2016-2017年度原總師辦采購合同。經過多方查找,登錄新老OA取證,突擊隊補充了327份過程材料,存檔完整性達98%,為今后的內外部審計工作提供良好的信息基礎。

石曉璇同志牽頭完成該項工作,該同志工作中從不抱怨,總是耐心的了解、核對缺失情況和問題,在此項工作中發揮了重要的作用。

知難而上,清理歷史老舊賬款

    突擊隊清理老舊賬款組,積極落實公司工作部署,經過全面系統摸排、分類問題、制定不同解決方案并定期上報領導小組的方式,解決了一批問題。

    為防止前清后欠,突擊隊參與制定了2020年工作計劃,定期與供應商進行合同執行及往來款項信息核對,并對無分歧款項及時支付,建立長效機制。

    勝利之花需要勤奮的汗水去澆灌,成功之路更需執著的努力去開拓。合同標準化管理青年突擊隊深知,未來的道路充滿著未知與曲折,但卻會繼續在合同管理的道路上勇往直前,為公司的核心業務提供更堅實的力量!(文/李文)   

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